Päivässä on vain 24 tuntia (tai 1440 minuuttia). Se, kuinka käytät nuo tunnit vaikuttaa suoraan omaan tuottavuuteesi ja myös uramenestykseesi. Aina kylmäsoitoista talon sisäisiin palavereihin sekä asiakastapaamisiin, kuinka saat mahdutettua kaiken sen työpäivääsi minkään osa-alueen kärsimättä? Miten laadit aikataulusi, millaisia talon sisäiset palaverit ovat ja miten osaat delegoida vaikuttavat kaikki omaan tuottavuuteesi. Millainen asenne sinulla ylipäätään on ajanhallintaa kohtaan vaikuttaa siihen saatko käytettyä jokaisen työpäiväsi hyödyksi varmistaaksesi urasi nousujohteisuuden.
Onko ajanhallinnalla merkitystä työssäsi?
On – ja enemmän kuin uskoisitkaan! Se miten paljon ja mille asioille aikaasi uhraat vaikuttaa suoraan työpanoksesi laatuun sekä kokonaisuudessaan uramenestykseesi. Huonot ajanhallintataidot eivät pelkästään johda hutiloiden tehtyyn työhön tai aikaansaamattomiin päiviin. Kun et hallitse aikaasi tehokkaasti, olet jatkuvasti paineenalaisena ja yrität hätiköiden saada tärkeät tehtävät edes jotenkin hoidetuksi viime hetkellä. Hyvät ajanhallintataidot taas vaikuttavat positiivisesti työsuorituksesi laatuun usein eri tavoin:
• Ei enää myöhästyneitä tai hutiloituja työsuorituksia: Kun yrität suoriutua projekteistasi ilman, että sinulla on riittävästi aikaa hoitaa niitä kunnolla, vaikuttaa se negatiivisesti suoraan sekä työsuoritukseesi että työsi lopputulokseen. Hyvä ajanhallinta varmistaa, että sinulla on aina riittävästi aikaa valmistautua sekä keskittyä kunnolla käsillä olevaan tehtävään.
• Vähemmän stressiä: Jos yrität väkisin ahtaa liian monta tehtävää yhteen päivään, olet loppupäivästä pelkkä hermoraunio; stressaantuneina suurin osa meistä on ikäviä työtovereita ja ajaudumme myös helpommin konflikteihin. Hyvä ajanhallinta vähentää stressiäsi ja tulet myös paremmin toimeen muiden ihmisten kanssa.
• Päätöksenteko on helpompaa: Jos sinulla on liian monta tehtävää ahdettuna liian lyhyeen aikaan tai sinulta yksinkertaisesti loppuu aika kesken joka ikinen päivä, joudut väistämättä tekemään vaikeita päätöksiä viime hetkellä. Kun olet varannut tarpeeksi aikaa jokaiselle tehtävällesi, varmistat sen, että päätöksesi perustuvat oikeisiin asioihin eivätkä siihen, kuinka paljon sinulla on aikaa ennen päivän loppua tai tehtävän deadlinea.
• Vähemmän hukattuja mahdollisuuksia: Kuinka suuri merkitys tulokseesi tai urasi etenemiseen olisi sillä, että saisitkin tehtyä 15 kylmäsoittoa enemmän joka viikko? Entä 15 enemmän per päivä? Se aika, minkä olet hukannut tai tuhlannut joutavuuksiin, on aikaa, jonka olisit voinut käyttää yrityksesi kasvattamiseen sekä asiakkaiden hankkimiseen. Ottamalla haltuun ajankäyttösi pystyt tehokkaammin työskentelemään tavoitteidesi saavuttamiseksi.
Kehittämällä ajanhallintaasi paremmaksi teet tavoitteidesi saavuttamisesta helpompaa ja varmistat sen, että toimit täydellä teholla jokaisena työpäivänä.
7 vinkkiä ja strategiaa parempaan ajanhallintaan
Lukujärjestys
Akateemisesta maailmasta lainattu ajatus lukujärjestyksen tekemisestä mahdollistaa keskittymisen määrättyihin tehtäviin määrättynä aikana. Suunnittelemalla päiväsi ”tehtävätunteihin” tai aikajaksoihin ja määrättyjen tehtävien parissa työskentelyyn noina hetkinä auttaa sinua välttämään aikataulutusruuhkan. Sähköpostin lukeminen ja viesteihin vastaaminen vain määrättynä aikana päivästä voi säästää aikaa, etenkin jos häiriinnyt jatkuvasti saapuvista viesteistä.
Joka kerta, kun lopetat kesken käsillä olevan tehtäväsi tekemisen vastataksesi sähköpostiin, sitä tehtävää edistävä ajatustyösi katkeaa ja tempaudut irti tehtävään keskittyneisyydestäsi. Lukujärjestystä voi hyödyntää myös muuhun kuin sähköpostiin; varaamalla tietyn ajan päivästä vastaajaviesteihin vastaamiseen, kylmäsoittojen tekemiseen sekä mahdollisten asiakkaiden kanssa keskusteluun saat päivään mahtumaan enemmän tehtäviä ja tämän lisäksi pystyt keskittymään jokaiseen tehtävään paremmin.
Nouse seisomaan
Joidenkin rutiinipalavereiden muokkaaminen niin, että seisotte istumisen sijaan auttaa nopeuttamaan palaverin läpikäyntiä sekä pakottaa osallistujat keskittymään. Kun osallistujien täytyy seisoa kertoakseen asiansa ja keskustellakseen työtovereidensa kanssa, he eivät voi vain asettautua mukavasti tuoliinsa ja keskittyä jutusteluun itse asian sijaan. Seisoen pidetyt kokoukset pitävät keskittymisen palaverin aiheessa ja vähentävät tiedonvälitykseen käyttämääsi aikaa.
Sano ei
Sinäkään et voi tehdä kaikkea ja vaikka useimmiten on helpompi sanoa kyllä, silloin tällöin sanomalla ”ei” auttaa sinua hävittämään turhat tehtävät aikataulustasi. Vaikka et voikaan vältellä työhösi liittyviä velvollisuuksia, joistakin päivääsi täyttävistä tehtävistä voit kieltäytyä. Oli kyse sitten vapaaehtoistyöstä tai pitkästä lounaasta, kohtelias kieltäytyminen voi auttaa sinua mahduttamaan useamman tärkeän tehtävän aikatauluusi.
Aloita aikaisemmin
Heräämällä tavallista aiemmin ja menemällä töihin aiemmin saat parhaiten hyödynnettyä yhden päivän tehokkaimmista hetkistä. Lisäksi suurin osa työtovereistasi todennäköisesti saapuu paikalle normaaliin toimistoaikaan, joten tulemalla töihin ennen muita saat myös työskennellä ilman keskeytyksiä. Työmatkasikin todennäköisesti nopeutuu, jos lähdet töihin tuntia ennen muuta työmatkaliikennettä; jos kuljet omalla autollasi, niin tiet eivät ole niin ruuhkaisia ja jos käytät julkista liikennettä, niin bussi tai juna ei ole niin täynnä.
Muuta työskentelyjärjestystäsi
Suurin osa meistä tekee töitä tässä järjestyksessä: tapaamiset ja online-työskentely aamulla ja keskittymistä ja rauhaa vaativa työskentely iltapäivällä. Tämän järjestyksen vaihtaminen voi auttaa säästämään aikaan, etenkin jos ajatuksesi alkaa harhailla iltapäivästä tai jos muiden kanssa jutustelu ja tietokoneen käyttö häiritsevät keskittymistäsi. Puhelut ja kaikista tärkeimmät tehtävät kannattaa hoitaa heti aamusta, jolloin ne varmemmin myös tulevat hoidetuiksi; vähemmän tärkeät tehtävät tai yleisimmin keskittymisen katkaisevat tehtävät voivat odottaa loppupäivään ja tarvittaessa ne voidaan jopa siirtää seuraavallekin päivälle.
Huomioi kokousten vaikutus tuottoihin
Vaikka kokoukset ovatkin toisinaan hyvästä, niin muista, ettei se ole ilmaista. Voisit käyttää kokouksessa istumasi ajan myös puheluiden tekemiseen, kauppojen lukkoon lyömiseen tai tehtävälistastasi suoriutumiseen. Ja tämä ei edes koske pelkästään sinua; jokainen tiimisi jäsen voisi keskittyä tuottoa kasvattaviin tehtäviin kokoustamisen sijaan. Tuottoperusteinen lähestymistapa voi auttaa säästämään aikaa. Haluat luonnollisestikin minimoida kustannukset sekä pitäytyä vain välttämättömyyksissä laskiessasi paljonko jokainen kokous maksaa.
Aseta tehtävät tärkeysjärjestykseen
Käy päivittäin läpi keskeneräiset projektisi ja tehtävälistasi ja aseta ne tärkeysjärjestykseen. Ne tehtävät, joiden on oltava hoidettu päivän loppuun mennessä, kannattaa tehdä ensimmäiseksi ja vähemmän tärkeät tehtävät voidaan jättää myöhemmäksi. Asettamalla tehtävät tärkeysjärjestykseen varmistat olennaisimpien asioiden hoituvan silloin, kun olet vielä virkeä ja sinulla on sekä aikaa että energiaa huolehtia niistä kaikista tärkeimmistä tehtävistä.
Selvittämällä kuinka kauan mikäkin tehtävä vie aikaa ja huolehtimalla tärkeimpien tehtävien aikatauluttamisesta pystyt työskentelemään tehokkaammin ja varmistat samalla, että saat kaiken tarvittavan tehtyä. Hyvillä ajanhallintataidoilla varustetut ihmiset ovat luonnollisestikin tuotteliaampia ja tilanteensa herroja – eivätkä kärsi läheskään niin paljon stressistä. Alkuun pääsy on helppoa – valitset ensin vain yhden strategian, jonka toteuttamiseen keskityt ja katso kuinka se vaikuttaa aikatauluihisi; muutamien keskeisimpien taitojen opettelu auttaa sinua saavuttamaan tavoitteesi sekä varmistaa, että saat hoidettua työtehtäväsi haluamallasi tavalla.
Sinua voisi myös kiinnostaa::
